Maßgeschneiderte Dokumenten-Management-Systeme

Dokumenten-Management-Systeme und Enterprise-Content-Management-Systeme ermöglichen strukturiertes, komfortables Arbeiten durch effiziente und sichere Workflows.

DMS- und ECM-Lösungen definieren die Dokumenten- und Datenverarbeitung neu

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) optimieren in erster Linie durch einfache Zusammenarbeit, Versionskontrolle und sicherer Speicherung die Bearbeitung von Dokumenten im Unternehmen. Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) erweitern den Funktionsumfang, indem verschiedene Inhaltstypen verwaltet und unternehmensweite Prozesse optimiert werden können. Beide Systeme sind für digitalisierte Arbeitsabläufe und aufgrund gestiegener Anforderungen bei der Aufbewahrung elektronischer Dokumente unerlässlich und gehören zur Standardausstattung moderner IT-Infrastrukturen.

Digitale Assets mühelos organisieren und verwalten

Moderne Dokumentenmanagementsysteme nutzen fortschrittliche Technologien, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen und eine effiziente Handhabung digitaler Dokumente sicherzustellen. In der Praxis ist die Unterscheidung zwischen DMS und ECM nicht immer eindeutig und die Funktionalitäten können sich überschneiden. Mit unserem Partner DocuWare bieten wir unseren Kunden eine einheitliche Plattform, die branchenunabhängig sowohl Dokumenten- als auch Enterprise-Content-Management ermöglicht.

Als kompetenter Partner stehen wir Ihnen vom Erstgespräch mit ausführlicher Beratung über die Einführung bis zum dauerhaften Support Ihrer DMS- und ECM-Lösungen zur Seite.

Dokumenten-Management-Systeme (DMS)
Fokus

Konzentriert sich hauptsächlich auf die Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten in einem Unternehmen.

Funktionalität

Übernimmt Aufgaben wie Dokumenten-erfassung, Indizierung, Versionskontrolle, und sichere Speicherung.

Anwendungen

Dokumentenbasierte Prozesse vereinfachen, die Zusammenarbeit verbessern und die Effizienz von Dokumenten-Workflows optimieren.

DMS-Funktionen im Überblick

Ein großer Anteil von eingehendem Schriftverkehr wird im Geschäftsalltag in der Regel mit nur wenigen strategischen Geschäftspartnern ausgetauscht. So tauchen täglich wiederkehrende Schriftstücke auf, die in verschiedenster Weise weiterverarbeitet werden müssen. Mit unserer Belegerkennung werden diese Dokumente automatisch ausgelesen, rechtskonform archiviert und die Daten für andere Anwendungen zur Verfügung gestellt. Dokumente in Papierform werden über entsprechende digitalisiert und eingepflegt. Dadurch sind alle Dokumente übersichtlich in einem digitalen Archiv gesammelt und der flexible Zugriff auf die gespeicherten Informationen jederzeit gewährleistet.

Bei der Erfassung eines Dokuments werden immer wiederkehrende, suchrelevante Informationen in der Datenbank hinterlegt und miteinander vernetzt. Dazu gehört unter anderem das Erstellungsdatum, die Art des Dokuments und diverse Schlagworte. So ist das zukünftige Suchen nach relevanten Informationen und Dokumenten in wenigen Sekunden erledigt. Zusätzlich arbeiten alle Mitarbeiter auf der gleichen Dokumentenbasis. Eigene Ordnerstrukturen oder veraltete Versionen gehören der Vergangenheit an.

Mithilfe unseres Dokumenten-Management-Systems können die archivierten Dokumente ganz einfach über den digitalen Weg zu dem Zuständigen im Unternehmen gelangen. Prüfung, Freigabe und Verbuchung von Eingangsrechnungen oder die Bearbeitung der Anfragen von Neukunden sind nur einige Beispiele für Geschäftsprozesse. Die Gemeinsamkeit all dieser Prozesse ist, dass einzelne Aufgaben innerhalb einer bestimmten Frist von bestimmten Mitarbeitern abgearbeitet werden müssen. Um dies sicherzustellen, ist es notwendig, dass alle relevanten Informationen und Dokumente punktgenau ersichtlich sind.

In unseren dynamischen Akten finden Sie Ihre Dokumente dank vorheriger Verschlagwortung und Volltextsuche garantiert wieder. Dabei ist es egal, in welcher Akte ein Dokument liegt. Dokumente werden nur einmal im Dokumenten-Management-System archiviert und anschließend über gemeinsame eindeutige Schlüssel (z.B. Projektnummer, Kundennummer usw.) automatisch den richtigen Akten zugeordnet. Eine Dokumentart- und unternehmensübergreifende Aktenbildung ist somit kein Problem.

Fast der gesamte Schriftverkehr von Unternehmen läuft heute elektronisch. Dabei unterliegt ein Großteil des Schriftverkehrs bestimmten Aufbewahrungspflichten, die z.B. im HGB in der AO und in den GoBD geregelt sind. Das Problem der E-Mail-Archivierung kommt im Laufe des steigenden elektronischen Schriftverkehrs zunehmend ans Tageslicht und muss dringend bewältigt werden. Unternehmen stehen dabei vor einer großen Herausforderung. Wieso? Aus dem einfachen Grund, dass viele auf diesem Weg weitergereichte Informationen steuerrelevant sind und daher nach § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung elektronisch aufbewahrt werden müssen.
Hinzu kommt, dass steuerrelevante Informationen, also auch E-Mails, jederzeit und unverzüglich verfügbar sein müssen. Nicht zuletzt sind die Informationen und Absprachen, die im Mailverkehr ausgetauscht werden, wichtig für die innerbetriebliche Prozessoptimierung. E-Mails stehen Ihnen nach der Archivierung mit allen weiteren Daten zur Verfügung. So sehen Sie alle Informationen zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Projekt usw. gebündelt auf einen Blick.

Ihre Vorteile mit einem Dokumenten-Management-System
In Zusammenarbeit mit:
Automatisieren Sie Ihre Dokumenten- und Datenverarbeitung mit einer passgenauen DMS-Lösung von praedata.
Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM)
Fokus

Bietet neben den DMS-Funktionalitäten eine einheitliche Plattform für ein vielseitiges Informationsmanagement, das über verschiedene Abteilungen hinweg im Unternehmen eingesetzt werden kann.

Funktionalität

Verwaltet neben herkömmlichen Dokumenten auch diverse andere Inhaltstypen und deckt den kompletten Lebenszyklus von Dateien von ihrer Erstellung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung ab.

Anwendungen

Ideal für Unternehmen, die eine umfassende Lösung zum Organisieren und Verwalten verschiedener digitaler Inhalte und ein hohes Maß an Sicherheit bei der Archivierung von Daten benötigen.

Erweiterte ECM-Funktionen im Überblick

Bei einem modernen ECM-System handelt es sich um Softwarelösungen, die dazu dient, sämtliche Informationen und Inhalte innerhalb eines Unternehmens zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und bereitzustellen. Das Ziel eines ECM-Systems ist es, den gesamten Lebenszyklus von Inhalten zu unterstützen, von der Erstellung oder Erfassung über die Verarbeitung und Speicherung bis zur Archivierung oder Löschung.

Eine Schlüsselfunktion von ECM-Systemen ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Workflow-Management-Tools ermöglichen es, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Dies reduziert menschliche Fehler, spart Zeit, reduziert die personellen Ressourcen und sichert eine gleichbleibend hohe Qualität der Arbeitsabläufe.

ECM-Systeme bieten die Möglichkeit, nahtlos mit anderen Geschäftsanwendungen und -systemen zu interagieren. Die Integration in CRM-Systeme, Buchhaltungssoftware oder Projektmanagement-Tools ermöglicht einen durchgängigen Datenfluss und eine zentrale Informationsbasis, was die Produktivität und Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert.
 

In der heutigen Geschäftswelt ist die Einhaltung von Compliance-Standards von entscheidender Bedeutung. ECM-Systeme enthalten Tools zur Compliance-Überwachung, die dabei helfen, gesetzliche Anforderungen wie Datenschutzrichtlinien und Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Diese Tools helfen Unternehmen, Risiken zu minimieren und Vertrauen bei Kunden und Partnern aufzubauen.

Lifecycle Management ist ein wichtiger Aspekt von ECM-Systemen. Es ermöglicht die Verwaltung von Dokumenten, Daten und Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung über die Nutzung bis hin zur Archivierung oder Löschung. Durch ein effektives Datei-Lebenszyklus-Management können Unternehmen sicherstellen, dass Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen.

Ihre Vorteile mit einem Enterprise-Content-Management-System
In Zusammenarbeit mit:
Beschleunigen Sie sämtliche Arbeitsabläufe und Prozesse mit einer passgenauen ECM-Lösung von praedata.
Analyse und Installation von DMS- und ECM-Lösungen

Durch die intelligente Verbindung von Hard- und Software helfen wir Ihnen dabei, Ihre Unternehmensstruktur maßgeblich zu verbessern. Dafür analysieren wir Ihre aktuellen Dokumenten- und Informationsprozesse und erarbeiten ein optimales System für Ihre Bedürfnisse.

Schritt 1

Im ersten Schritt untersuchen wir, welches Konzept zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen am besten passt. Wir identifizieren Optimierungspotentiale und entwickeln unter Berücksichtigung individueller Anforderungen ein Dokumenten- bzw. Enterprise-Content-Management-System, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.

Schritt 2

Das Dokumenten- bzw. Content-Management-System wird mit passender Soft- und Hardware nahtlos in die Systemumgebung Ihres Unternehmens integriert. Innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens werden von uns alle nötigen Einrichtungen vorgenommen und Ihre Mitarbeiter umfangreich geschult.

Schritt 3

Nach der finalen Installation stehen wir Ihnen mit unserem Managed-Service und Qualitätsmanagement zur Seite. Unsere partnerschaftliche Zusammenarbeit impliziert, dass Sie sich jederzeit mit Ihren Fragen und Wünschen an unser qualifiziertes Personal wenden können.

Ablauf
  • Erstgespräch
  • Demoumgebung
  • Präsentation
  • Lastenheft
  • Besprechung Lastenheft
  • Ablaufplanung
  • Installation
  • Qualitäts­management
  • Kontrolle nach 6 Monaten
  • Dauerhafte Unterstützung
Qualitätsmanagement und Kundensupport

Nach der erfolgreichen Installation Ihres Dokumenten- oder Enterprise-Content-Management-Systems stehen wir Ihnen mit unserem Qualitätsmanagement weiter zur Seite, um Sie bei der Verbesserung von Prozessen und Strukturen innerhalb Ihres Unternehmens zu unterstützen. Dafür prüfen und bewerten wir regelmäßig die Leistung und Effizienz des Systems, um es gegebenenfalls weiterentwickeln oder an geänderte Anforderungen anpassen zu können. Für die bestmögliche Nutzung des DMS oder ECM schulen wir Ihre Mitarbeiter je nach Bedarf.

Bei uns finden Sie keine Standardlösungen – wir sind Spezialisten für den Umgang mit Daten- und Dokumenten-Prozessen. Wir bieten Ihnen einen außergewöhnlichen Service mit schnellen Reaktionszeiten und maßgeschneiderten Lösungen, die Ihr Unternehmen optimal unterstützen – unabhängig von der Größe.

Weitere Lösungen von praedata
Digitalisierungs-Workshops
Vor-Ort- und Remote-Service
Capture-Lösung