Heavytrailer AG
Mit 40 Tonnen zum papierlosen Büro
Die Heavytrailer AG ist seit 2007 eines der führenden Unternehmen im Bereich Vermietung und Verkauf von Schwerlast- und Spezialaufliegern. Neben der Vermietung und dem Verkauf, bietet das Dortmunder Unternehmen seinen Kunden Werkstattdienstleistungen für deren Fuhrpark an und begleitet seine Kunden durch Schulungen und Einweisungen. Heavytrailer verfolgt das Ziel, seinen Kunden schnelle und flexible Lösungen zu bieten, damit diese beispielsweise kurzfristige Auslastungspeaks abfangen zu können.
- Branche: Transport und Logistik
- Mitarbeitende: > 20
- Umsatz: über
- Einsatz als ERP
- Fuhrparkakte
- Rechnungsverarbeitung
Viele Jahre stand die Heavytrailer AG vor der Herausforderung, auf ältere Dokumente nicht schnell genug zugreifen zu können. Das führte dazu, dass viel Zeit für das Suchen und Finden von alten Belegen aufgewendet werden musste. Für einzelne Arbeitsvorgänge wurden meist mehrere Dokumente benötigt, die sich aber an unterschiedlichen Ablageorten befanden, sodass für die Bearbeitung zunächst alle wichtigen Unterlagen zusammengesucht werden mussten. Dabei kam erschwerend hinzu, dass nicht jeder Mitarbeiter den Zugriff auf benötigte Dokumente hatte und somit nicht jeden Arbeitsvorgang übernehmen konnte. Das Arbeiten erfolgte im Allgemeinen sehr analog, es gab auch kein Warenwirtschaftssystem, das die Suchprozesse vereinfachen konnte. Im Zuge ihrer Wachstumsstrategie hat die Heavytrailer AG angefangen, sukzessiv Digitalisierungsprojekte umzusetzen.
Auf der Suche nach einer Software, die einerseits die Archivierung von sämtlichen Dokumenten sowie typische Aufgaben einer Warenwirtschaftslösung übernehmen sollte, ist Heavytrailer durch persönliche Kontakte an praedata gelangt. Nach einem intensiven Workshop zur Erfassung aller internen Anforderungen, wurde kurze Zeit später ein Dokumenten-Management-System eingeführt, welches genau nach den individuellen Bedürfnissen konfiguriert wurde. Fundamental war hierbei die Fuhrparkakte, um jederzeit einen Überblick der Schwerlaster mit entsprechenden Daten und Fakten zu haben. Nach und nach wurde das DMS immer weiterentwickelt und optimiert, sodass inzwischen beispielsweise eine automatisierte Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung existiert.
Das DMS hat im Laufe der Jahre bei Heavytrailer einen sehr hohen Individualisierungsgrad erreicht und dient intern auch dem Zwecke eines klassischen ERPs. Lars Richter, Key-User für das DMS, berichtet, dass sich alle Kollegen und Kolleginnen gut an die Arbeitsweisen mit der Software gewöhnt haben und ihre Arbeitsabläufe dadurch deutlich beschleunigen konnten. Es gibt auch schon Pläne für die nahe Zukunft: „Wir möchten bald unsere Personalakten digital über das DMS bearbeiten und verfolgen das Ziel irgendwann mal ein komplett papierloses Büro zu haben.“.
