Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems

Erfassung

Ein großer Anteil von eingehendem Schriftverkehr wird im Geschäftsalltag in der Regel mit nur wenigen strategischen Geschäftspartnern ausgetauscht. So tauchen täglich wiederkehrende Schriftstücke auf, die in verschiedenster Weise weiterverarbeitet werden müssen. Mit unserer Belegerkennung werden diese Dokumente automatisch ausgelesen, rechtskonform archiviert und die Daten für andere Anwendungen zur Verfügung gestellt.

Dokumente in Papierform werden über entsprechende Scanner digitalisiert und eingepflegt. Dadurch sind alle Dokumente übersichtlich in einem digitalen Archiv gesammelt und der flexible Zugriff auf die gespeicherten Informationen jederzeit gewährleistet.

Vernetzung

Bei der Erfassung eines Dokuments werden immer wiederkehrende, suchrelevante Informationen in der Datenbank hinterlegt und miteinander vernetzt. Dazu gehören unter anderem das Erstellungsdatum, die Art des Dokuments und diverse Schlagworte. So ist das zukünftige Suchen nach relevanten Informationen und Dokumenten in wenigen Sekunden erledigt.  Zusätzlich arbeiten alle Mitarbeiter auf der gleichen Dokumentenbasis. Eigene Ordnerstrukturen oder veraltete Versionen gehören der Vergangenheit an.

Verteilung

Mithilfe unseres Dokumenten-Management-Systems können die archivierten Dokumente ganz einfach über den digitalen Weg zu dem Zuständigen im Unternehmen gelangen. Prüfung, Freigabe und Verbuchung von Eingangsrechnungen oder die Bearbeitung der Anfragen von Neukunden sind nur einige Beispiele für Geschäftsprozesse. Die Gemeinsamkeit all dieser Prozesse ist, dass einzelne Aufgaben innerhalb einer bestimmten Frist von bestimmten Mitarbeitern abgearbeitet werden müssen. Um dies sicherzustellen, ist es notwendig, dass alle relevanten Informationen und Dokumente punktgenau ersichtlich sind.

Archivierung

In unseren dynamischen Akten finden Sie Ihre Dokumente dank vorheriger Verschlagwortung und Volltextsuche garantiert wieder. Dabei ist es egal, in welcher Akte ein Dokument liegt. Dokumente werden nur einmal im Dokumenten-Management-System archiviert und anschließend über gemeinsame eindeutige Schlüssel (z.B. Projektnummer, Kundennummer usw.) automatisch den richtigen Akten zugeordnet. Eine Dokumentart- und unternehmensübergreifende Aktenbildung ist somit kein Problem.

E-Mail-Management

Fast der gesamte Schriftverkehr von Unternehmen läuft heute elektronisch. Dabei unterliegt ein Großteil des Schriftverkehrs bestimmten Aufbewahrungspflichten, die z.B. im HGB in der AO und in den GoBD geregelt sind. Das Problem der E-Mail-Archivierung kommt im Laufe des steigenden elektronischen Schriftverkehrs zunehmend ans Tageslicht und muss dringend bewältigt werden. Unternehmen stehen dabei vor einer großen Herausforderung. Wieso? Aus dem einfachen Grund, dass viele auf diesem Weg weitergereichte Informationen steuerrelevant sind und daher nach § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung elektronisch aufbewahrt werden müssen.

Hinzu kommt, dass steuerrelevante Informationen, also auch E-Mails, jederzeit und unverzüglich verfügbar sein müssen. Nicht zuletzt sind die Informationen und Absprachen, die im Mailverkehr ausgetauscht werden, wichtig für die innerbetriebliche Prozessoptimierung. E-Mails stehen Ihnen nach der Archivierung mit allen weiteren Daten zur Verfügung. So sehen Sie alle Informationen zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Projekt usw. gebündelt auf einen Blick.

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