OKS Otto Knauf GmbH
Durch digitale Lösungen zu effizienteren Prozessen
Die OKS Otto Knauf GmbH ist seit 1952 ein unabhängiges Stahl Service Center mit Sitz in Iserlohn. OKS steht für Kompetenz, Zuverlässigkeit, profitables Wachstum und verantwortungsvolles Handeln. Das tägliche Ziel ist es, dem welt-weiten Kundenstamm höchste Qualität sowie besten Service in der Stahl-Bearbeitung zu bieten. Das gelingt OKS mit geschultem Personal und regelmäßigen Investitionen in die Zukunft. Dabei wird ein großer Fokus auf die Nachhaltigkeit gelegt, um bei der Erreichung der Energie- und Klimaziele zu unterstützen.
- Branche: Stahlverarbeitung
- Mitarbeitende: 100-150
- Umsatz: über 50-100 Mio. €
- Individuelle App-Lösung
- Dokumentenmanagementsystem
- Mobile Device Management
- Paper-Output-Management
Im Laufe der Jahre hat sich bei OKS eine große Menge Dokumenten-Akten angesammelt. Das führte dazu, dass über 9.000 Akten extern eingelagert werden mussten, weil die internen Ressourcen nicht mehr ausreichend waren. Die Konsequenz war, dass die Archivierungskosten stark gestiegen sind, berichtet Torsten Neef (Leiter Finanzen/Controlling/IT). Hinzu kamen die Herausforderungen der Corona-Pandemie, die es erforderten, dass Mitarbeiter vermehrt auch mobil auf Dokumente zugreifen mussten. Der fehlende Zugriff auf digitale Dokumente bzw. ein digitales Archiv hatte zur Folge, dass teilweise Akten Mitarbeitern nach Hause gebracht wurden.
Deshalb entschloss sich OKS Mitte 2021 dazu, ein Dokumenten-Management-System einzuführen und so einen Meilenstein für die digitale Weiterentwicklung des Unternehmens zu setzten. Bis heute wurde damit u. a. der Rechnungsprozess oder die digitale Personalakte umgesetzt. Im weiteren Verlauf sollen zusätzliche Unternehmensbereiche, wie die Produktion mit beispielsweise ihren Betriebsaufträgen, kontinuierlich digitalisiert werden. Angefangen wurde dort schon mit der Einführung der praedata-App zur Digitalisierung des Unterschriften-Prozess für Lieferscheine. Aber auch in der Verwaltung soll zukünftig das Vertragswesen ins DMS integriert werden, um ständig einen Überblick zu den Vertragsinhalten, -laufzeiten und Kündigungsfristen zu haben.
Torsten Neef zieht bislang eine positive Bilanz und kann insbesondere von einer höheren Transparenz und Flexibilität profitieren. Außerdem hebt er einen weiteren positiven Nebeneffekt des digitalen Arbeitsalltags hervor: „Während die Ablage früher noch einen größeren Anteil eingenommen hat, werden auch die Auszubildenden mit Zugriff auf das System ausgestattet und haben durch die effizientere Abwicklung der Archivierung mehr Zeit für höher qualifizierte und interessantere Aufgaben.“ Er spürt die Freude der jungen Generation an der digitalen Bewältigung von Aufgaben und merkt selbst, dass sie in der Umsetzung sehr fit und affin sind.
